Externalizarea serviciilor de contabilitate implica un set actiuni benefice atat pentru un antreprenor cat si pentru o afacere deja dezvoltata. Insa, esti pregatit(a) sa faci acest pas? Poate ca relatia ta cu contabilul s-a consolidat de-a lungul anilor si nu-ti este tocmai usor sa renunti la el pentru a deveni "un client" al unei firme. Asa cum am zis: sunt avantaje si dezavantaje...
Ei bine, profilul contabilului modern al vremurilor noastre: "este acel consultant flexibil ce foloseste un ERP modern, online, foloseste instrumente de time management, dispune de o atitudine proactiva, identifica si ofera solutii clientilor, partilor implicate, dispune de creativitate si viziune de ansamblu asupra unei afaceri alaturi de cei care iau decizii la nivel de management".
Piata de servicii de contabilitate si business advisory din Romania este in continua expansiune, are o viteza uimitoare de adaptare si re-tehnologizare. Devine din ce in ce mai competitiva pentru cei implicati, atat cei care presteaza, consiliaza cat si cei care solicita aceste tipuri de servicii.
Cred cu tarie in acest lucru: unde exista competitie exista si cresterea calitatii serviciilor de contabilitate si business advisory. Au aparut si vor aparea companii cu o cultura organizationala variata, cu atitudine proactiva care vor furniza servicii de contabilitate si business advisory de inalta calitate.
Firmele de externalizare servicii de contabilitate precum si business advisory sunt printre acele companii care trebuie sa se adaptaze cel mai des la cerintele pietei tinand cont de schimbarile legislative aparute de-a lungul timpului cat si la viteza uimitoare a tehnologiilor (cum ar fi la noi: ERP solution on-line, paperless accounting, spatii virtuale de lucru pentru contabili precum si altele). Deci, se poate considera o "scena" destul de activa si plina de provocari pentru toti cei implicati. De aceea, la ora actuala trebuie sa fim deschisi si receptivi la nou, sa avem atitudine proactiva, sa dezvoltam soft-skill-uri necesare pentru a dezvolta networking, de a aplica principiul "to put in the client's shoes" precum si altele.
In prezent, atat contabilul cat si consultantul de business advisory nu mai sunt ceea ce erau acum 2-3 ani.
Intr-adevar, exista companii care dispun de departamente de contabilitate in-house. Din pacate, gradul de eficientizare si de adaptare sunt reduse din cauza lipsei de investitii, a viziunii dezvoltarii afacerilor si a reducerilor semnificative de cheltuieli operationale pe aceasta parte. Nu e niciodata tarziu. Oricand poti avea intalniri cu multe firme de externalizare care pot veni cu solutii benefice afacerilor cat si cu idei proactive pentru continua dezvoltare si reorganizare a afacerii care pot duce si la reduceri consistente de cheltuieli operationale pe parte de contabilitate cat si pe parte de business advisory.
Echipa de la FINSMART va poate ajuta cu idei, solutii de externalizare integrala sau partiala de servicii de contabilitate in urma unor intalniri sau discutii on-line.
Sunt ferm convins ca firmele si oamenii care dezvolta afaceri au inceput sa identifice solutii cum ar fi cele legate de reducerea cheltuielilor operationale, realocarea cheltuielilor pentru cercetare-dezvoltare a afacerii, cheltuieli de marketing etc, focus pe dezvoltarea afacerii propriu-zise si altele.
Personal, am mai constatat alte trei lucruri extrem de importante pe care nu le putem ignora si anume: cresterea galopanta a ritmului de dezvoltare a pietei, gradul ridicat de competitie si lipsa de personal mediu si calificat sunt printre punctele nevralgice pentru firmele care doresc sa reziste si sa ocupe o pozitie pe piata.
Pentru antreprenorii care sunt in faza de start-up, serviciile de contabilitate externalizate reprezinta asistenta necesara, consilierea, parteneriatul precum si suportul de care e nevoie in faza de dezvoltare business datorita costurilor ce implica eficienta, productivitate, concentrare pe activitati. Acestea contribuie la valoarea adaugata a afacerii precum si nevoia de asistenta si expertiza din partea unor echipe de consultanti pe contabilitate si business advisory.
Exista o multitudine de avantaje referitor la externalizarea serviciilor de contabilitate si business advisory, mai ales pentru antreprenori in fata de start-up.
Din punct de vedere strategic, remarcam: impartirea riscurilor intre partile implicate, cresterea eficientei pe partea de control in perioadele turbulente, usurinta de a se dezvolta frumos, creativ si repede in a reorganiza o afacere.
Din punct de vedere operational, remarcam: imbunatatirea continua a calitatii si transperanta serviciilor, folosirea celor mai moderne instrumente de comunicare, simplificarea proceselor si sistemelor de management, inlocuirea proceselor ineficiente in timp optim.
Din punct de vedere al resurselor umane, putem considera avantaje: reducerea de personal, schimbul de cultura, accesul la training-uri on-line cat si off-line si dezvoltare de competente care nu sunt disponibile in-house.
Din punct de vedere al costurilor, companiile care ofera serviciile de contabilitate pot fi considerate un atu important pentru antreprenorii care vor sa se lanseze sau sa continue sa dezvolte afacerea prin cresterea eficientei reducand cheltuielile de administratie, costurilor salariale, cresterea flexibilitatii, expertizei, asistentei si nu in ultimul rand, focusul pe activitati care pot contribui la cresterea valorii firmei sau afacerii.
Asa cum am zis, profilul contabilului modern este acel consultant flexibil ce dispune de soft skill-uri pe langa cele de hard skill-uri, foloseste un ERP modern, online, cloud, foloseste instrumente de time management, dispune de o atitudine proactiva, identifica si ofera solutii clientilor, partilor implicate, dispune de creativitate si viziune de ansamblu asupra unei afaceri alaturi de cei care iau decizii la nivel de management. Trebuie sa fie un real suport, un adevarat partener pentru client, nu un factor de stres si sa nu sa presteze doar un serviciu clientului. Nu mai e loc de asa ceva in aceasta perioada moderna.
Este foarte importanta si partea de networking, precum si aplicabilitatea principiului "to put in the client's shoes" de catre un consultant. Acesta trebuie sa fie un ascultator si sa identifice solutii, oportunitati de business impreuna cu antreprenorii. Asta inseamna un consultant in adevaratul sens al cuvantului.
Digitalizarea acapareaza toate domeniile si a patruns deja si in sfera serviciilor de externalizare de contabilitate. Aceasta duce la obtinerea unor informatii in timp optim pentru luarea unor decizii la nivel managerial precum si transparenta procesului din departamentul financiar-contabil.
Din ce am observat, pe piata exista o multitudine de aplicatii. Conteaza modul in care este construita o aplicatie si cat de usor este de folosita de catre utilizatorul final. Ca o comparatie ar fi diferenta dintre sistemul de operare de la Apple si cel de la Google care in esenta au aceleasi functionalitati, dar modul de utilizare difera, astfel incat cel de la Apple e perceput ca fiind mult mai "user-friendly" si perioada de adaptare la el este mult mai scurta.
Noi consideram ca acest sistem de operare necesita un timp de adaptare redus si avand in vedere ca este web-based poate fi accesat de oriunde, singura conditie fiind accesul la Internet. Deci, este ceva modern, simplu si eficient.
Da, se practica deja in alte tari din cadrul tarilor membre ale Uniunii Europene, dar rata de adoptare cea mai mare este in SUA. Eu, personal, am luat contact cu acest sistem de contabilitate"paperless" acum 7 ani.
A trebuit sa invat si sa ma adaptez la un sistem"paperless" considerat nou pentru mine. Trecerea la acest sistem s-a facut treptat deoarece aceasta trecere de la un sistem vechi la unul nou implica dezvoltare, implementare de proceduri interne precum si schimbarea stilului de organizare a timpului pe toate palierele pentru toti cei implicati.
Datorita globalizarii si vitezei ridicate de dezvoltare a pietei, managerii si antreprenorii trebuie sa aiba libertatea de a dezvolta afacerea printr-o gestionare cat mai corecta a resurselor precum si luarea unor decizii la nivel de management in timp optim.
Daca as fi in locul lor, as inclina spre externalizarea serviciilor de contabilitate. Consider alegerea perfecta, din cateva considerente. (Pot face aceasta comparatie datorita background-ului meu: am lucrat atat pentru companii care detineau in-house departamentul de contabilitate cat si externalizat serviciul de contabilitate).
Externalizarea serviciilor de contabilitate aduce cu sine o mai buna organizare a timpului, un activ ce poate fi folosit, re-alocat pentru operatiunile de zi cu zi (cum ar fi: vanzari, marketing) si aducerea de noi clienti.
De asemenea, o externalizare a operatiunilor contabile duce la o economie consistenta in timp pentru companie si la o re-alocare de cheltuieli operationale in beneficiul afacerii. De exemplu, serviciile externalizate duc la eliminarea costurilor salariale ale angajatilor full si part time. Cand ai servicii externalizate de contabilitate, platesti numai prestarile de servicii de contabilitate.
Aceste servicii implica un grad redus de frauda. Companiile care furnizeaza servicii de contabilitate dispun de sisteme de risk management care detecteaza si previn frauda.
Prin externalizarea operatiilor contabile catre o firma de consultanta, managerii si antreprenorii angajeaza o echipa de consultanti cu atitudine proactiva, cu deschidere spre nou. Aceasta echipa poate furniza informatii in timp optim pentru luarea unor decizii, anunta orice modificare legislativa atat pe partea de taxe cat si pe partea de contabilitate atat la nivel local cat si la nivel international.
Contabilitatea care nu e facuta in house aduce cu sine flexibilitate si optiuni in luarea unor decizii, acorda feedback constructiv precum si sugestii despre cum sa creasca valoarea companiei pe piata. Asta este profilul unei firme de consultanta pe parte de servicii contabile si business advisory in aceasta perioada in care tehnologia ocupa un loc important in viata de zi cu zi.
Cand se externalizeaza operatiunile de contabilitate, devine simplu pentru antreprenori si manageri sa dezvolte si exista perspective de dezvoltare a afacerii. Este foarte important sa cunosti viitoarea firma de contabilitate, echipa sa, sa vezi daca exista chimie si acel confort psihic de a lucra si dezvolta o afacere impreuna ca parteneri.